Workation: Was Arbeitgeber und Arbeitnehmer beachten müssen

Ermöglichen in Deutschland ansässige Unternehmen ihrer Belegschaft das kurzfristige mobile Arbeiten aus dem Ausland, auch „Workation“ genannt, ist dies für viele Jobsuchende eines von mehreren Kriterien, sich für oder gegen eine Arbeitsaufnahme in dem betreffenden Unternehmen oder für einen Jobwechsel zu entscheiden. Mittlerweile erwarten laut einer Workation-Studie deutlich mehr als die Hälfte der Beschäftigten von ihren Arbeitgebern, dass mobiles Arbeiten nicht nur im Inland, sondern auch aus dem Ausland ermöglicht wird.

Gleichwohl sind sowohl die Unternehmen als auch die Beschäftigten oft nicht hinreichend über die rechtlichen und steuerlichen Voraussetzungen und Folgen informiert. In den Arbeitsverträgen und Zusatzvereinbarungen finden sich häufig keine rechtssicheren Vereinbarungen.

Deutlich definierte Regelungen sind allein aus Haftungsgründen sehr wichtig. Die Unternehmen sollten daher steuer-, arbeits- und sozialversicherungsrechtliche Regelungen vorab prüfen bzw. prüfen lassen. Workation ist deutlich abzugrenzen von einer dauerhaften Tätigkeit im Ausland für das Unternehmen; auch die Arbeit in einer ausländischen Niederlassung eines deutschen Unternehmens stellt keine Workation dar.

Folgende Punkte sollten vorab geklärt bzw. vertraglich vereinbart werden:

• Innerbetriebliche Regelungen sollten klarstellen, welche Beschäftigungsgruppen das Workation-Angebot nutzen können.

• Bei einer vorübergehenden Workation bis zu 4 Wochen gilt deutsches Arbeitsrecht, Feiertage am Arbeitsort gelten auch für den Beschäftigten.

• Bei einer länger als 4 Wochen andauernden Workation muss das Unternehmen den Beschäftigten einen schriftlichen Nachweis hierüber sowie weitere Angaben aushändigen, z.B. über die Dauer des Aufenthalts und die Währung, in der das Arbeitsentgelt gezahlt wird (Nachweisgesetz).

• Bei einer mehr als 6 Monate andauernden Workation gilt das Arbeitsrecht des Workation-Landes im Hinblick auf Entlohnung, Kündigungsfristen, Arbeitszeiten und Urlaubsansprüche.

• Längere Workation in Nicht-EU-Ländern führen i. d. R. zur Notwendigkeit eines Visums; ein Touristenvisum ist nicht ausreichend. Ggf. ist ein Arbeits- oder spezielles Workationvisum zu beantragen, welches es in einigen Ländern bereits gibt.

Achtung: Wer ohne Arbeitserlaubnis arbeitet, gilt als illegal beschäftigt, kann ggf. ausgewiesen und mit Einreiseverboten belegt werden. Für den Arbeitgeber kann ein derartiges Vorgehen zu einer Gewerbeuntersagung mit hohen Bußgeldern führen.

• Innerhalb der EU, der EWR und der Schweiz können sich Beschäftigte zu Arbeitszwecken uneingeschränkt aufhalten. Ein Visum wird nicht benötigt. Allerdings sind in den meisten Ländern Melde- oder Registrierungspflichten zu beachten.

• Wer max. 183 Tage im Jahr im Ausland arbeitet, bleibt in Deutschland unbeschränkt steuerpflichtig, bei längerem Aufenthalt entsteht die Steuerpflicht im Ausland.

• Dauert eine Workation länger als 4 Wochen, muss insbesondere der Arbeitgeber arbeits- und steuerrechtliche Folgen beachten. Hierüber sollte der Arbeitgeber sich auch immer selbstständig informieren.

Die Beachtung der sozialversicherungsrechtlichen Voraussetzungen und Folgen ist ebenfalls wichtig.

• Bei einer Workation im Drittland - außerhalb der EU - muss geprüft werden, ob zwischen Deutschland und dem jeweiligen Staat ein Sozialversicherungsabkommen besteht. Diese Information sollte rechtzeitig eingeholt werden. Beratung bzw. Rücksprache mit einer Fachkraft in Auslandsentsendungsfragen ist hier hilfreich.

• Bei einer Workation innerhalb der EU, EWR oder Schweiz benötigt der Arbeitnehmer eine sog. A1-Bescheinigung, die dem Nachweis der Versicherungszugehörigkeit dient und elektronisch vom Arbeitgeber oder Arbeitnehmer beantragt werden kann.

• Zu beachten ist, dass auch Grenzgänger seit 2025 eine solche A1-Bescheinigung benötigen, selbst wenn keine Workation stattfindet.

Wenn ein Arbeitgeber einer Workation im EU-Ausland zustimmt, gilt dieser Umstand sozialversicherungsrechtlich als Entsendung. Der Arbeitgeber verpflichtet sich damit, für das Bestehen eines Krankenversicherungsschutzes seiner Mitarbeiter und der mitreisenden Familienangehörigen zu haften bzw. dafür Sorge zu tragen, dass dieser besteht.

Die vorübergehende Entsendung eines Mitarbeiters aus Deutschland im Auftrag des inländischen Unternehmens in das europäische Ausland muss im Voraus befristet sein. Das Entgelt muss in Deutschland abgerechnet werden. Eine Auslandsentsendung liegt nicht vor, wenn die entsandte Person im Ausland lebt und von einem deutschen Unternehmen für eine Tätigkeit in ihrem Heimatstaat oder einem anderen Land eingestellt wird. Die Person darf vor der Tätigkeit nicht in Deutschland beschäftigt gewesen sein oder zuvor in Deutschland ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt gehabt haben.