Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung auf E-Mails zu Konzernverrechnungspreisen in der Betriebsprüfung

Der BFH hat mit Urteil vom 30. April 2025 klargestellt, in welchem Umfang die Finanzverwaltung im Rahmen einer Außenprüfung Zugriff auf E-Mails zu konzerninternen Verrechnungspreisen verlangen darf. Ausgangspunkt der Entscheidung ist § 147 AO, der sowohl die Aufbewahrungspflichten als auch das Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung regelt. Im entschiedenen Fall hatte das Finanzamt von einer konzernangehörigen GmbH die Vorlage sämtlicher ein- und ausgehender E-Mails im Zusammenhang mit einer konzerninternen Servicevereinbarung verlangt und darüber hinaus ein detailliertes elektronisches Gesamtjournal mit umfangreichen Metadaten gefordert.

Der BFH bestätigte zunächst, dass E-Mails grundsätzlich aufbewahrungspflichtige Handels- oder Geschäftsbriefe beziehungsweise sonstige Unterlagen mit Bedeutung für die Besteuerung sein können, wenn sie im Zusammenhang mit der Vorbereitung, dem Abschluss oder der Durchführung konzerninterner Vereinbarungen stehen. Insoweit darf die Finanzverwaltung solche Unterlagen auch gesammelt und in elektronisch auswertbarer Form anfordern. Ein generelles Einsichtsrecht in sämtliche im Unternehmen gespeicherten Daten besteht jedoch nicht.

Unzulässig ist nach Auffassung des BFH insbesondere die Forderung nach einem umfassenden „Gesamtjournal“, das unabhängig von einer steuerlichen Relevanz alle empfangenen und versandten E-Mails mit detaillierten Ordnungs- und Auswertungsmerkmalen erfassen soll. Ein solches Verlangen überschreitet die Befugnisse aus § 147 Abs. 6 AO, da das Datenzugriffsrecht stets auf Unterlagen beschränkt ist, die einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen. Die Finanzverwaltung darf weder die Auflistung noch die Erstellung von E-Mails verlangen, für die keine Aufbewahrungspflicht besteht oder bei denen der Steuerpflichtige sein Erstqualifikationsrecht noch nicht ausgeübt hat.

Der BFH stellte zudem klar, dass die besonderen Dokumentationspflichten für Verrechnungspreise nach § 90 Abs. 3 AO keine abschließende Sonderregelung darstellen. Soweit E-Mails Informationen enthalten, die für die Verrechnungspreisdokumentation und damit für die Besteuerung von Bedeutung sind, fallen sie weiterhin unter die allgemeinen Aufbewahrungspflichten des § 147 AO. Zugleich betonte das Gericht die Verantwortung des Steuerpflichtigen, seine Datenbestände so zu organisieren, dass eine berechtigte Einsichtnahme durch die Finanzverwaltung möglich ist, ohne dabei nicht steuerrelevante oder geschützte Inhalte offenzulegen.

Die Entscheidung stärkt damit die Position der Steuerpflichtigen gegenüber übermäßig weitgehenden Datenanforderungen in Betriebsprüfungen, verdeutlicht aber zugleich, dass konzerninterne Kommunikation – insbesondere zu Verrechnungspreisen – sorgfältig strukturiert, dokumentiert und archiviert werden muss, um den gesetzlichen Anforderungen standzuhalten.