Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen in Papier oder digitaler Form

Mit Verfügung vom 21.02.2024 hat das Landesamt für Steuern Niedersachsen zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen in Papier oder digitaler Form Stellung genommen. Grundsätzlich ist nach § 257 HGB für zu erwartende Aufwendungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden, soweit dafür eine öffentlich-rechtliche Aufbewahrungspflicht besteht (die freiwillige Aufbewahrung fällt demgemäß nicht unter die Rückstellung). Aufgrund des Maßgeblichkeitsgrundsatzes gilt dies auch in der Steuerbilanz. Bei der Bildung der Rückstellung ist somit einerseits zu bestimmen, welche Unterlagen tatsächlich aufbewahrungspflichtig sind, und andererseits die jeweilige (Rest-)Aufbewahrungsdauer der einzelnen Unterlagen zu berücksichtigen.

Die Höhe der Rückstellung bemisst sich als Sachleistungsverpflichtung nach den Einzel- und einem angemessenen Teil der notwendigen Gemeinkosten, basierend auf den Preisverhältnissen zum jeweiligen Bilanzstichtag. Hierunter fallen unter anderem:

• einmalige Kosten für Digitalisierung, Ablage und Datensicherung
• anteilige Raumkosten, u.a. Miete, Afa, Heiz- und Reinigungskosten (im Verhältnis der Größe des Archiv-/Lagerraums zur Gesamtmietfläche)
• Einrichtungsgegenstände des Archivs, wie Regale und Schränke (über die Afa)
• Anteilige Finanzierungskosten für die vorbenannten Kosten

Nicht in die Rückstellung einzubeziehen sind dagegen unter anderem folgende Kosten:

• Kosten für die zukünftige Anschaffung von zusätzlichen Regalen und Ordnern (da es insoweit um aktivierungspflichtige Kosten in künftigen Wirtschaftsjahren handelt; § 5 Abs. 4b Satz 1 EStG)
• Kosten für die Entsorgung/Vernichtung der Unterlagen, nachdem die jeweiligen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind
• Kosten für die Aufbewahrung noch entstehender Unterlagen

Für die Berechnung der Rückstellung gibt es zwei Varianten. Entweder die vorstehenden Kosten werden für jedes Jahres gesondert ermittelt und mit der Anzahl der Jahre bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist multipliziert. Oder es werden - aus Vereinfachungsgründen - die jährlich anfallenden Kosten mit dem Faktor 5,5 multipliziert (arithmetisches Mittel der Jahre eins bis zehn).

Eine Abzinsung der Rückstellung ist nicht vorzunehmen. Zudem gilt für die Steuerbilanz, dass die Rückstellung den zulässigen Ansatz in der Handelsbilanz nicht übersteigen darf.